La gestione degli stipendi in Italia, come è noto, è fra le più complicate al mondo: una sovrapposizione di leggi e norme a cui si aggiungono frequenti cambiamenti nelle prassi operative e un complesso sistema contributivo-fiscale. Chi si occupa di paghe deve affrontare obblighi di comunicazione con gli enti, mutamenti della legislazione, norme territoriali, regionali o provinciali, un elevato numero di accordi collettivi settoriali.
A tutto questo si aggiungono i cambiamenti avvenuti negli ultimi anni, come lo sviluppo di aziende multi-sede, una forza lavoro diventata sempre più mobile, il crescente utilizzo dello smart working, l’internazionalizzazione delle attività, che hanno rivoluzionato la gestione delle risorse umane e il settore delle paghe.
Fattori di scelta da considerare
Il mancato rispetto della conformità agli obblighi normativi in tema di retribuzioni può avere gravi conseguenze; per tutti i datori di lavoro, i responsabili delle risorse umane e i Consulenti del Lavoro che si occupano della gestione amministrativa del personale dei propri clienti, diventa fondamentale mantenere la massima precisione, dotandosi di un software paghe che consenta di gestire su un’unica piattaforma la funzione fiscale, previdenziale e contabile per ogni dipendente o collaboratore, calcolando i salari, i contributi, gli scatti di anzianità, l’Inail e molto altro ancora.
Quali caratteristiche deve possedere un buon software per l’amministrazione del personale? Quali sono i fattori da considerare nella scelta di un software paghe? Ovviamente le esigenze di un reparto amministrativo di una piccola azienda sono diverse da quelle di una grande industria internazionale, e da quelle di uno studio di Consulenti del Lavoro.
Al momento di scegliere il programma adatto bisogna quindi considerare diversi fattori, legati alle caratteristiche strutturali della propria realtà, alle specificità del settore di attività, alle necessità del reparto HR, al budget di spesa disponibile per l’acquisto (e la manutenzione) del software.
Si deve poi esaminare la scelta tra un software da acquistare e installare direttamente nei propri server e un software che risiede invece nei server di chi lo ha sviluppato, da utilizzare attraverso il Cloud. Un prodotto custodito nel server locale dell’azienda non sempre è la soluzione migliore: ci possono essere problemi di sicurezza, di prestazioni della macchina su cui è installato e di accesso.
Un altro aspetto da considerare è legato alle specifiche esigenze del reparto HR. Meglio forse optare per un software modulare e flessibile, in grado di adattarsi alle esigenze di ogni tipo di organizzazione, aumentandone successivamente le funzionalità.
Entrando negli aspetti funzionali, un buon software paghe deve sicuramente permettere, oltre che di generare i cedolini, di restare aggiornati sulle retribuzioni contrattuali e normative, di gestire pratiche e pagamenti di imposte con gli uffici pubblici e non (collocamento, Inps, Inail), conteggiare le ore straordinarie, sottrarre le ferie godute e i permessi non retribuiti, calcolare contributi, imposte e scatti, evadere pagamenti di stipendi, Tfr, incentivi, premi produzione; generare la documentazione legata alla situazione lavorativa di ogni singolo dipendente; simulare, prevedere e monitorare i costi del personale.
I software paghe più evoluti oggi sono in grado di interfacciarsi con i sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi, di dialogare con i sistemi di gestione e monitoraggio dei progetti formativi, con le soluzioni di gamification, di recruiting, di permettere ai dipendenti di visualizzare i propri cedolini e di autogestire la richiesta di ferie e permessi tramite portali o app dedicati, di gestire le attività di retention.
Ma soprattutto offrono importanti funzioni per l’analisi di quei dati che permettono di ottenere informazioni fondamentali sugli aspetti finanziari legati alle attività aziendali e di poter quindi pianificare meglio l’organizzazione del lavoro e sviluppare nuove strategie nell’ambito delle risorse umane.
