Nell’ultimo anno, il remote working è obbligatoriamente diventato una pratica comune a molte aziende e una nuova esigenza sarà trovare, per il prossimo futuro, il giusto equilibrio tra essere in ufficio e lavorare in remoto.
Ma, per quanto la situazione sia complessa, questo cambiamento di paradigma rappresenta sicuramente un’opportunità per reinventare il modo di lavorare, considerando sia i fattori tecnologici che quelli umani.
Per affrontare le sfide che la pandemia ci sta ponendo, le Risorse Umane sono state chiamate a cambiare in breve tempo la propria modalità di lavoro e interazione con i dipendenti, un ingaggio rispetto al quale i dati e i processi sono diventati fondamentali. Tutto ciò rientra a tutti gli effetti nel piano di trasformazione digitale delle aziende.
Come si sono rivoluzionate le risorse umane?
La crisi ha rimodellato il ruolo delle risorse umane, che hanno dovuto affrontare, a volte anche non pienamente preparate a causa delle ridotte tempistiche, gli sconvolgimenti causati dalla pandemia, rispondendo e adattandosi al cambiamento del contesto e agli annunci fatti di volta in volta dai vari Governi.
Si sono trovate a gestire l’organizzazione dei dipendenti nei periodi di lockdown e organizzare il loro accesso alle strutture aziendali, nel rispetto delle norme sanitarie. Attualmente, se viene segnalata la positività al virus di un dipendente, i team HR devono essere in grado di tracciare la sua presenza in ufficio per identificare facilmente i potenziali casi di contatto.
Queste sono tutte attività ulteriori che si sono aggiunte ai compiti abituali dell’HR, e che dimostrano che l’efficienza delle risorse umane e la fluidità dei servizi offerti ai dipendenti si basano essenzialmente sui dati a disposizione.
Facile da dirsi, più difficile da realizzare. Il motivo principale risiede nel fatto che le informazioni relative ai dipendenti sono ancora troppo spesso frammentate e distribuite in sistemi diversi e indipendenti, alcuni dei quali sono addirittura esternalizzati (gestione dei libri paga, monitoraggio della forza lavoro, etc.). O, a volte, semplicemente non esiste ancora il processo né è tantomeno fruibile digitalmente.
Fortunatamente, in molte organizzazioni, i sistemi HR sono assimilati ai sistemi “core” e quindi la modernizzazione applicativa sta portando all’adozione di moderne soluzioni di HCM (Human Capital Management), principalmente erogate as-a-service.
La digitalizzazione dei processi richiede l’orchestrazione tra tutte le applicazioni e le fonti dati, al fine di fornire un’esperienza integrata al dipendente. Questo è importante in tempi normali e diventa cruciale in tempi di crisi o di grandi cambiamenti come quelli che stiamo vivendo, per poter garantire la business continuity e una positiva esperienza di ingaggio delle risorse che lavorano da remoto.
L’integrazione è una questione fondamentale perché le Risorse Umane possano svolgere al meglio il proprio ruolo. Ma la complessità e il costo dell’implementazione possono ostacolare i progetti che ottimizzano l’infrastruttura IT e rispondo al meglio alle nuove sfide dell’HR.
Piattaforme di integrazione a supporto dell’HR
La capacità di tracciare, consolidare e sfruttare le informazioni disponibili determinerà il successo dei progetti per il “ritorno al lavoro” e permetterà ai responsabili in azienda di misurare i rischi sia per i dipendenti che per il business. Da una prospettiva strategica e finanziaria, l’uso di piattaforme moderne di integrazione as-a-service (iPaaS) ha senso per diverse ragioni. Vediamole insieme:
- In primo luogo, una piattaforma tecnologica basata sul cloud rimuove le tradizionali barriere di costo e complessità dei progetti di integrazione e permette la sincronizzazione dei dati da più applicazioni, sia che vengano eseguite on-premise o nel cloud.
- In secondo luogo, queste piattaforme sono in grado di ricevere e unificare i dati da diversi sistemi all’interno dell’azienda. Per esempio, i diversi punti di ingresso e quindi i punti di controllo degli uffici o dei siti di produzione possono essere utilizzati per valutare in tempo reale la frequentazione degli spazi.
- In terzo luogo, le soluzioni iPaaS riducono il tempo tra l’inserimento dei dati e la loro analisi. Questo permette all’azienda di monitorare i dati aziendali in tempo reale, consentendole di prendere decisioni più informate.
- Infine, poiché l’iPaaS opera in uno spazio basato sul cloud, i decisori possono accedere ai dati da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo attraverso una connessione online sicura. Per i dipendenti, questo significa un’esperienza senza soluzione di continuità, dall’assunzione e l’on-boarding alla formazione sulle nuove tecnologie in remoto – tutte cose che favoriscono una maggiore produttività in uno spazio di lavoro digitale. Anche altri team, come l’IT, l’innovazione o le operations, beneficiano di una visione consolidata dei dati che supporta processi e progetti interfunzionali. Per gli stessi team HR, questo rappresenta una reale opportunità per migliorare il benessere dei dipendenti, la loro produttività e la capacità di trattenere i talenti.
- Non dimentichiamoci poi l’importanza di un eventuale off-boarding con tutte le relative problematiche di compliance.
Le risorse umane hanno dovuto mostrare una capacità di cambiamento senza precedenti per modificare i processi in funzione di una crisi sanitaria prolungata, a cui nessuno era preparato. In futuro, i team HR dovranno coltivare questa capacità di adattamento, per affrontare altre eventuali emergenze o semplicemente per rispondere al meglio ai nuovi scenari sociali e tecnologici o, infine, per gestire contesti economici instabili.
