Ordine e pulizia alla giapponese

di Mirco Spaggiari* |

Riunioni inutili, troppe mail, una vita privata in cui non riusciamo mai a staccare davvero. Partendo dagli aspetti pratici della vita lavorativa, come l’organizzazione dello spazio e la gestione del tempo, possiamo estendere tale rivoluzione alla sfera professionale con il magico potere del riordino che ci insegna a liberarci da ciò che non ci dona gioia, per portare maggiore leggerezza in ufficio e nelle nostre attività giornaliere.

Il metodo KonMari

Il metodo ideato dalla giapponese Marie Kondo, detto metodo KonMari, ha l’obiettivo di portare alla serenità interiore eliminando il superfluo che tutti noi finiamo per accumulare in modo convulso. Ripulendo gli spazi in cui viviamo, si fa anche pulizia mentale e si accresce la fiducia in se stessi. Marie Kondo ha scritto insieme all’esperto di organizzazione del lavoro Scott Sonenshein. Dopo il sonno, il lavoro è l’attività a cui dedichiamo più tempo nella nostra vita, per questo occorre farlo diventare prezioso, eliminando quell’ingombro materiale ed emotivo, che ci condanna a una insostenibile pesantezza dell’essere, facendo da tappo alla nostra gioia sul lavoro.

Si parte con una operazione drastica, approfondita e definitiva. Si comincia da ciò che si vede: arredi, carte, documenti, pubblicazioni, cancelleria e qualunque oggetto sia presente fisicamente nello spazio di lavoro. Ciò che non è utile si butta; ciò che non si usa da tempo si butta; i doppioni si buttano; gli effetti personali si eliminano o riducono all’essenziale (una foto della famiglia); appunti vari su foglietti e fogliettini si eliminano. Poi si passa a ciò che non si vede, che è nascosto nei cassetti: il metodo è lo stesso, gettare ciò che non serve, riordinare ciò che è necessario riordinare (documenti da conservare per legge). Vale anche per librerie, scaffali, armadi, archivi: ciò che non potrà servire in futuro deve sparire dalla vista. Il terzo passaggio è la pulizia: pulire le superfici, l’interno dei cassetti, i mobili e le sedie, le lampade, la tastiera del computer e il monitor, dove si accumulano germi a non finire. Tutto. Buttare e pulire è liberatorio, ed è il viatico della felicità.

A questo punto si tratta di riordinare i documenti, e qui si tratta di aver chiaro il flusso operativo con il quale processiamo documenti cartacei che, volenti o nolenti, non possiamo eliminare dalla nostra quotidianità lavorativa: si tratta di suddividere tra documenti correnti che vanno in una cassettina di passaggio, documenti importanti di consultazione frequente da tenere a portata di mano che vanno nei cassetti della scrivania, e documenti da conservare per lungo tempo che vanno nell’archivio vero e proprio. Darsi delle scadenze rigorose e tassative è il segreto per il successo: 10’ per pulire, 1 ora per catalogare, 30’ per buttare (sono ipotesi, ciascuno deve stabilire il proprio cronogramma, ma una volta deciso, si parte e non si deroga: l’efficienza è tutto per arrivare al risultato finale). Di più: non basta l’intervento massiccio una tantum ma deve diventare un modo di essere quotidiano: la scrivania deve rimanere pulita ogni sera, e dobbiamo ritrovarla sgombra, minimalista, pulita ed essenziale il mattino dopo.

Perché sottoporsi al doloroso e faticoso rituale di gettare tutto e vivere nell’essenziale? Lo insegnano gli chef, per i quali lavorare nell’ordine e nella pulizia non è solo una questione di igiene ma un’esigenza di disciplina ed efficienza. Lo insegnano le archistar, le cui scrivanie sono sempre sgombre e pulite. Lo insegnano i grandi manager, abituati a processare compiti, prendere decisioni, e andare oltre, senza accumulare. Nel nostro piccolo, lavorare in un ambiente ordinato e pulito significa essere felici, fare spazio alla nostra personalità e creatività, riuscire a vedere ciò che prima non potevamo nemmeno intuire. E poi fare ordine, buttare, riordinare, distruggere ed eliminare, è un gesto liberatorio e gratificante.

Creare un ambiente sereno

La vostra scrivania diventa il vostro quartier generale dove dar vita a idee creative e mantenere alto l’impegno e la produttività. Facile a dirsi, giusto?! Eppure, credeteci, basta a volte posizionare alcuni oggetti significativi intorno a voi creando così le giuste condizioni per lavorare in armonia con voi stessi e con i colleghi. La foto di un vostro caro, l’immagine di un momento significativo della vostra vita o un riconoscimento ottenuto, sproneranno in voi il desiderio di rendere un lunedì uggioso il momento adatto per pianificare gli impegni e le scadenze della settimana. Sarà sempre utile posizionare sulla scrivania un calendario su cui aggiungerete all’inizio di ogni settimana, gli appuntamenti lavorativi e non. Se avete in programma una vacanza, appuntatevelo sul calendario e sbirciate di tanto in tanto quanti giorni mancano alla data della partenza. Sarà un incentivo per lavorare con maggiore motivazione.

Se amate le piante e avete la fortuna di sedere vicino a una finestra, posizionate al lato della vostra scrivania o sul davanzale una pianta che amate e che abbia bisogno di luce. Se amate la musica e c’è un genere o un cantante che vi motiva e che faccia da piacevole colonna sonora durante il lavoro, preparate a casa una playlist ad hoc e armatevi di un lettore mp3 e auricolari quando cominciate a sentire un calo d’attenzione al lavoro. Un solo accorgimento: evitate di tenere il volume della musica troppo alto, specialmente se sedete vicino a colleghi che non gradiscono essere distratti.

Ordine mentale è ordine visivo

Quando le scadenze si fanno pressanti o il capo vi chiede all’ultimo momento di risolvere un problema in breve tempo, la normale reazione è entrare in agitazione e stressarsi più del dovuto. Questo, ovviamente, è controproducente per la vostra capacità di pensare con lucidità e non è certo salutare per i vostri nervi! Riprendere il controllo della situazione e concentrarsi sul lavoro può essere facilitato se avete già un controllo visivo di ciò che c’è sulla vostra scrivania. Sembra banale, ma se siete circondati da pile di fogli in disordine e oggetti inutili sul piano di lavoro, nonché mille finestre del computer aperte, la vostra capacità di concentrazione cala. L’ordine mentale sarà favorito certamente dall’ordine intorno a voi. Quindi, cercate di mantenere sempre il controllo degli oggetti che avete sulla vostra scrivania. Se non avete una cassettiera o armadio vicino a voi, procuratevi dei raccoglitori dove tenere i documenti importanti e catalogateli in modo da avere per ogni raccoglitore un progetto. Eliminate dalla vostra vista tutto ciò che è inutile, chiudete tutte le finestre del computer e tenete sulla scrivania un blocco per gli appunti che può sempre esservi utile.

Il metodo delle 5S

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative. Nato dalla tradizione giapponese dell’eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda), l’obiettivo è quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all’attività svolta, indipendentemente dall’attività stessa. Le parole giapponesi Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke fanno riferimento ai 5 passi metodologici previsti dalla tecnica delle 5S.

A torto, spesso si ritiene che tale strumento serva esclusivamente a fare pulizia e ordine sulle scrivanie e negli archivi degli uffici; i 5 step elencati indicano invece una serie di operazioni ben definite, da eseguirsi in stretta successione, che mirano all’organizzazione delle postazioni di lavoro basandosi sull’eliminazione degli sprechi. Prima di iniziare è opportuno circoscrivere chiaramente e fisicamente il raggio d’azione dell’intervento (uno specifico ufficio, alcune scrivanie ecc.): in questo modo gli interventi sono evidenti a tutti e sono anche maggiormente sostenibili e compatibili con il normale flusso di lavoro. Con riferimento a una scrivania, le 5 fasi si articolano nelle seguenti attività:

1 | Separare: spostare tutti i materiali (cancelleria, fogli ecc.) che non vengono utilizzati in una zona apposita e lasciare sulla scrivania solo ciò che si utilizza quotidianamente.

2 | Riordinare il necessario, assegnare una zona prestabilita a tutto ciò che serve, facendo ampio uso di strumenti di visual management.

3 | Pulire regolarmente la zona di lavoro in modo da valorizzare quanto realizzato nei primi 2 passi.

4 | Standardizzare, sviluppando procedure standard e checklist per mantenere la postazione di lavoro ordinata, pulita e funzionale.

5 | Sostenere: è la fase più difficile, poiché richiede l’implementazione di un sistema di monitoraggio per assicurare il mantenimento nel tempo del nuovo stato raggiunto. La metodologia 5S deve perciò diventare parte del nuovo modo di lavorare.

Solo eseguendo con disciplina tutte le fasi si può ottenere un beneficio duraturo, compreso, interiorizzato, condiviso, sostenuto e non subìto dalla persona che opera sulla postazione di lavoro: tale metodo crea inoltre il fondamento per la stabilità delle operazioni ed è essenziale per creare un sistema di miglioramento continuo. L’ordine e la pulizia “alla giapponese” non sono solo un modo di tenere pulito il posto di lavoro, sono una metodologia chiara e semplice per organizzare fisicamente e concettualmente l’azienda. Un modo di lavorare, di usare gli strumenti a disposizione, di eliminare le attività a non valore aggiunto, di considerare la forma al servizio della produttività e dell’efficienza. Ecco perché spesso, quando si avviano progetti di Lean Production, all’interno di molte organizzazioni si comincia dalla metodologia 5S. Sicuramente l’applicazione diffusa di questa tecnica cambia il volto della fabbrica: aree circoscritte, cartellonistica evidente, postazioni di lavoro pulite e facili da utilizzare.

I benefici del metodo

Ma è davvero tutto qui? La mia esperienza dice di no. Quando nelle aziende si crede che il metodo delle 5S sia solo uno sforzo per ottenere un luogo di lavoro pulito e ordinato, l’azienda tende a ritornare nella confusione iniziale. Quando invece si comprende che l’ordine e la pulizia sono la strada per raggiungere più importanti traguardi, allora il lavoro incessante che le 5S richiedono porta numerosi benefici:

• • miglioramento dei metodi di lavoro;
  • maggiore sicurezza;
  • riduzione delle movimentazioni dei materiali;
  • maggiori spazi da utilizzare;
  • significativi incrementi di efficienza;
  • maggiore qualità;
  • risparmio di risorse, denaro ed energia.

La metodologia 5S è, inoltre, a “investimento zero”, almeno in prima battuta. Le 5S consentono da subito di eliminare ciò che può essere considerato muda (spreco). Solo dopo un’attenta revisione si passa a investire in piccoli miglioramenti (nella logica kaizen).

A volte, infatti, riuscire a organizzare in maniera funzionale il posto di lavoro, l’allocazione degli oggetti, gli spazi e le aree sono attività di razionalizzazione di ciò che già si possiede. Spesso anche se le aziende hanno a disposizione strumenti validi e costosi, i risultati sono insufficienti per mancanza di concretezza nella gestione delle attrezzature, macchinari, aree di lavoro, che diventano vincoli insormontabili solo perché usati in maniera non corretta. Ogni persona dell’organizzazione ha un ruolo e un compito nell’implementazione delle 5S: in primis il personale operativo, che materialmente realizza il cambiamento, a seguire i responsabili, che devono garantire il rispetto delle regole e la coerenza delle attività rispetto agli standard fissati. Ciò avviene con il controllo sul campo attraverso strumenti come checklist ad hoc e verifiche periodiche.

È importante che tutti si sentano coinvolti nelle attività 5S e che tutti ne partecipino secondo il proprio ruolo. Gli aspetti più significativi della partecipazione diffusa alle 5S sono: una formazione periodica per far evolvere l’organizzazione, un sistema di comunicazione diretta capo vs operatori, una responsabilizzazione continua a tutti i livelli, un sistema di controllo che miri a che l’azienda possa sostenersi e continuare a migliorare.

La metodologia 5S non finisce mai

Se l’approccio 5S entra a far parte della mentalità dell’organizzazione, il mantenimento nel tempo delle attività è semplice. Occorre vincere la naturale reticenza al cambiamento, ma attraverso una struttura che accompagni, supporti e controlli i risultati sarà difficile non allinearsi. Le attività 5S verranno concepite come il modo normale di svolgere le proprie attività. Man mano che le 5S diventano quotidiane, allora è possibile iterare di nuovo il percorso svolto, in virtù del fatto che l’organizzazione è capace di crescere ancora, di superare il limite che ci si era imposti.

Per concludere, credo che le 5S siano uno strumento molto potente per portare un cambiamento in azienda, e che abbiano caratteristiche vincenti quali semplicità, concretezza, trasversalità, precisione. Nessun giro di parole, nessuna interpretazione personale. Occorrono solo determinazione, disciplina e responsabilizzazione.

* Mirco Spaggiari è fondatore di Om.En, società di consulenza e formazione aziendale.