a cura di Giorgia Andrei |
Avete mai sentito parlare di “payroll leakage”? Il termine indica le perdite causate da processi di gestione delle paghe inefficienti o obsoleti.
Massimo Campione, Global Account Director di Alight, società di consulenza globale che aiuta le aziende a gestire il personale con un impiego ottimale dei sistemi di benefit, payroll, appunto, ed HR, spiega meglio di che cosa si tratta: “Le fonti di perdita possono essere rappresentate da errori banali, ad esempio, nel calcolo degli straordinari, degli incentivi, delle indennità per malattia, dei trattamenti dovuti in occasione della cessione del rapporto di lavoro ecc. Può anche trattarsi di inesattezze legate alla fase del post payroll e, quindi di inadempimenti normativi o verso gli istituti di previdenza sociale, il fisco e altre terze parti, che fanno incorrere in successive multe, morosità o maggiori esborsi irrecuperabili. Altri elementi retributivi, come i bonus, le commissioni, gli straordinari, gli accordi sindacali, contribuiscono ad accrescere ulteriormente quella variabilità che richiede una solida capacità di controllo e una profonda competenza dell’evoluzione normativa, per poter addivenire ad un perfetto computo delle somme dovute. Tutto ciò, a sua volta, può comportare ripercussioni a lungo termine, compresa la perdita di produttività, una cattiva reputazione dell’azienda e la conseguente perdita di entrate”. Oltre a ridurre i margini aziendali, altre conseguenze di tipo finanziario e operativo sono connesse alle inefficienze del processo payroll: l’incapacità di comparare il costo del dipendente con la redditività della performance, retribuzioni e benefit pagati in eccesso, processi retributivi complessi, manuali e non documentati, soggetti ad un elevato livello di errore ecc.
In generale, come spiega ancora Campione, il limite principale per le aziende è la mancanza di un’unica fonte dati su cui valutare integralmente il costo e l’efficienza del personale. E questo limite è emerso in tutta la sua gravità con la pandemia: “Durante i lockdown i dipartimenti HR e Finance di quelle organizzazioni prive di una visione unificata si sono trovati disarmati di fronte alla necessità di valutarne gli impatti in termini di spesa, performance e rischi. Il risultato, per molti, sono state perdite finanziarie ingenti e spesso ingiustificate – oltre ai semplici payroll leakage”.
Come arginare le perdite e ripartire?
La soluzione, però, esiste. Dice Campione: “Una volta identificate le falle nel processo, le perdite possono essere arginate in tempi abbastanza brevi. La tecnologia è sicuramente lo strumento chiave a disposizione delle aziende per modernizzare la gestione interna del loro processo payroll: strumenti in grado di bloccare le perdite connesse al payroll determinano un’immediata contrazione dei costi e pongono le basi per la creazione di una visione organica sulla forza lavoro da parte di tutte le funzioni coinvolte”. A rendere possibile tutto ciò è la disponibilità di dati: “Grazie alle funzionalità di workforce analytics e di ottimizzazione del costo del lavoro abilitate proprio da questi dati, è possibile identificare e agire sulle fonti di eccesso di spesa connesse alla gestione amministrativa del personale. Le nuove soluzioni software automatizzano, infatti, l’estrazione, l’analisi, il modellamento e il monitoraggio di rischi e costi del personale in precedenza invisibili”.
In quest’ottica “data driven” le funzioni aziendali non possono però continuare a operare in silos: “La business intelligence generata dal nuovo processo payroll digitale e standardizzato deve essere messa a disposizione del finance, delle risorse umane, delle vendite e di altre funzioni chiave, per permettere di individuare gli obiettivi di business attraverso modelli di proiezione di dati istantanei, retrospettivi e futuri”. E, guardando al futuro, Campione conclude: “Assisteremo a cambiamenti significativi nel modo in cui i dipendenti verranno pagati e premiati. Questo aggiungerà complessità al processo di payroll e incrementerà il rischio di perdite finanziarie a esso connesso. Le aziende devono dunque equipaggiarsi con processi supportati da tecnologie e capacità analitiche, che consentano loro di controllare le cause dei problemi relativi alla gestione, pianificazione e retribuzione del personale. I risparmi finanziari che ne deriveranno potranno essere reindirizzati verso iniziative di crescita strategica e sostenibile. La pratica sul campo ci dimostra che, adottando le misure volte a sradicare le cause dei leakage e utilizzando KPI per tracciare le performance del processo, si ottengono incrementi di efficacia, un maggiore qualità del payroll e ridotti rischi di non conformità e sanzioni, con un immediato miglioramento della situazione finanziaria”.
