Seguendo una tendenza generale di rinnovamento dei sistemi payroll, le aziende stanno sempre di più sostituendo le proprie vecchie soluzioni con tecnologie che facilitano e accelerano le modalità di calcolo e di pagamento: è questo quanto emerge da una nuova ricerca di Alight Solutions, leader nella fornitura di soluzioni cloud integrate per la gestione aziendale e del capitale umano.
Semplificare la gestione del payroll con la digitalizzazione
Secondo l’edizione 2021 del Global Payroll Complexity Index di Alight, per la prima volta, il cloud (61%), ha superato l’on-premise (39%) come piattaforma per l’elaborazione del payroll. Inoltre, un quarto delle aziende (26%) ha accelerato i propri progetti di digitalizzazione dei sistemi payroll lo scorso anno, e altri due terzi (62%) si aspettano di intraprendere progetti di trasformazione digitale nel prossimo biennio.
“La gestione del payroll sta diventando sempre più complessa, poiché le aziende faticano a tenere il passo con i cambiamenti avvenuti nella demografia del personale a seguito della pandemia,” commenta Luca Saracino, Senior Vice President, International Sales and Strategy di Alight. “È stato un gran risultato per le aziende riuscire a garantire l’operatività del payroll in un momento in cui la business continuity era a rischio, ma di certo non si è trattato di una situazione ideale. Dopo tutto ciò, è ovvio che i responsabili HR e payroll non vedano l’ora di beneficiare dei vantaggi della digitalizzazione.”
Quali sono i driver del cambiamento?
Secondo gli intervistati, i driver principali che hanno portato all’accelerazione dei processi di digitalizzazione dei payroll includono i rischi di tipo normativo e regolatorio (42%), le strategie aziendali a supporto dell’outsourcing dei processi di business (39%), il controllo dei costi (27%), la carenza di personale qualificato in area payroll (19%), e acquisizioni e fusioni o attività di dismissione aziendale (15%).
Gli intervistati hanno anche evidenziato problemi legati alla precisione nei calcoli payroll, poiché i frequenti aggiornamenti legislativi e i cambiamenti nelle politiche relative alle cassa integrazione e alla protezione del lavoro richiedono spesso aggiornamenti manuali dei sistemi di payroll, che aumentano il rischio di commettere costosi errori. Per esempio, la ricerca ha rivelato che, secondo gli intervistati, il 27% delle violazioni dei dati nell’ambito dei processi payroll a partire dal 2019 è stato il risultato di errori umani. In Europa, le aziende che non sono conformi al GDPR possono essere multate per una somma fino al 4% dei ricavi annuali o fino a 20 milioni di euro. Inoltre, i cosiddetti payroll leakage, cioè le perdite economiche associate ad una cattiva gestione del processo, possono costare alle aziende il 2% del totale dei salari paganti.
“È possibile che le aziende stiano perdendo ogni anno milioni di dollari a causa di semplici errori nel processo di elaborazione delle paghe,” ha dichiarato Wilson Silva, Senior Vice President Customer Experience and HCM delivery di Alight. “Fortunatamente, possono rimediare velocemente a questo problema semplicemente esaminando i propri processi payroll e intervenendo sui più comuni errori di elaborazione compiuti da organizzazioni senza piena visibilità e governance su tali processi”.
A proposito del Global Payroll Complexity Index
Il Global Payroll Complexity Index di Alight mette a disposizione responsabili HR e payroll insight estremamente puntuali rispetto alle complessità e alle sfide legate ai processi di elaborazione dei payroll in singoli Paesi o in contesti internazionali. Giunto alla sua quinta edizione, la ricerca biennale raccoglie le risposte provenienti da 147 aziende attive in tutto il mondo. Il 9% degli intervistati sono funzionari aziendali, mentre la maggioranza (57%) sono manager di livello senior che effettuano supervisione ai processi di elaborazione dei payroll da parte delle HR.
All’inizio dell’anno, Alight ha rilasciato una classifica dei principali 40 Paesi per livello di complessità nell’elaborazione dei payroll e per la quarta volta consecutiva la Francia è sul gradino più alto del podio seguita da Italia, Belgio, Germania, Spagna, Polonia, Russia, Svizzera, Giappone e USA, che completano i primi dieci posti.
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