“Il tempo non è mai abbastanza”: quante volte è capitato di pensare a questa frase mentre cerchiamo di migliorare la gestione del tempo in ufficio?
Dato che non possiamo lavorare giorno e notte, potrebbe essere utile cambiare il proprio approccio a impegni e responsabilità professionali. Secondo una recente indagine di InfoJobs, il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata rappresenta il primo indice di felicità (41,9%) per i professionisti. Altri studi del portale dicono anche che il work-life balance resta la priorità che accomuna tutte le generazioni (49,8%).
3 errori comuni nella gestione del tempo
In quest’ottica, ecco la top 3 degli errori comuni che spesso si commettono nell’errata convinzione di ottimizzare il tempo.
1 | Eliminare la pausa pranzo
Privarsi del momento di pausa pranzo è uno dei modi che molti ritengono utile per capitalizzare al massimo la giornata lavorativa. Non è detto che sia un’azione foriera di risultati, perché lo stacco è proprio utile per riposare la mente ed essere più produttivi. Il consiglio è fare la pausa pranzo, gestendola al meglio in base al tipo e alle regole del proprio impiego. Quando si pranza, non si rimugina, ma ci si dedica al relax o alle chiacchiere per essere più pronti alle sfide del pomeriggio.
2 | Isolarsi dagli altri
Ci sono impieghi che prevedono team di lavoro, altri che prevedono una gestione più individuale. Nella maggior parte dei casi ci sono capi e colleghi con cui si affrontano sfide, celebrano successi e gestiscono insuccessi. Quando si è particolarmente sotto pressione, la tendenza può essere l’isolamento: si evitano gli altri perché percepiti come fonte di distrazione. Ma la socializzazione è importante, si tratta di quei piccoli momenti di scambio e confronto, spesso utili anche nella professione. Quindi non demonizziamo l’interazione con le persone, purché sia nei momenti giusti e senza sforare nella perdita di tempo.
3 | Non darsi una scadenza
“Non mi do una scadenza, così lavoro con maggiore relax”. Questa è un’affermazione pericolosa, perché mette nella condizione di dare un tempo paradossalmente infinito alle attività. È meglio darsi delle scadenze, coerenti con le necessità del business e concordate con capi e colleghi (se necessario) per evitare il procrastinare delle cose. Una scadenza responsabilizza, aiuta a ragionare per priorità e a concentrarsi su un’attività importante senza lasciarsi distrarre dal resto.
E come risolverli
- Pianificare considerando l’imprevisto: quante volte capita che una pianificazione pensata minuziosamente venga sconvolta da imprevisti? Un suggerimento è pensare a un piano diviso per priorità e scadenze. Lasciando, per quanto possibile, un margine per imprevisti di ogni genere. Così facendo, si abbatte l’effetto dell’imponderabile.
- Capire il valore del sì: per contare su un flusso di lavoro fluido è necessario rispettare il valore del “sì”, indicando i tempi di un compito e capendo se possa essere coerente con le esigenze di business. Dire sempre sì a qualsiasi richiesta è controproducente sia per l’individuo che per la produttività. Si rischiano frustrazioni, carico di lavoro eccessivo o mancato rispetto degli accordi. Bisogna essere concilianti e disponibili, ma a volte è meglio rispondere con un no motivato che con un sì che sappiamo difficile.
- Dare un tempo massimo alle call: in alcuni casi, le call hanno preso il sopravvento nelle agende, diventando interminabili momenti che potrebbero essere velocizzati via mail. Confrontarsi a voce, al telefono, da pc o in presenza, ha un valore inestimabile, ma se si passano troppe ore in call si rischia di sottovalutarne l’importanza. Quindi, per dare il giusto valore a questi momenti, è preferibile ottimizzarli. Bisogna rispettare il tempo pattuito e condividere un’agenda del meeting, per consentire alle persone di partecipare con la giusta predisposizione.
