L’83% delle aziende europee sceglie di esternalizzare almeno in parte la gestione e l’amministrazione del payroll.
Un altro 10% opta per un approccio indipendente, affidandosi a esperti e software proprietari, e il rimanente 7%, esternalizza completamente il processo. È quanto emerge da una nuova indagine condotta da SD Worx tra oltre cinquemila aziende in 18 Paesi Ue. Secondo la ricerca, il 71% dei datori di lavoro è soddisfatto dell’elaborazione complessiva delle buste paga all’interno della propria azienda. Nel 2021, il 19% delle aziende rilevava ancora qualche criticità, mentre nel 2024 la percentuale è scesa all’11%.
Ciononostante, le aziende devono ancora affrontare diverse sfide, tra cui la velocità e l’efficienza nell’elaborazione delle buste paga e compliance legislativa. In Italia, le soluzioni implementate ancora non sono in grado di convincere appieno le aziende.
In-house, software self-built ed esternalizzazione
Romania (59% delle aziende rispondenti nel Paese), Slovenia (57%) e Croazia (54%) sono le nazioni dove le imprese si assumono maggiormente la responsabilità. Nel complesso, sono soprattutto le aziende molto piccole o molto grandi a essere fortemente coinvolte nel payroll. Per le aziende europee con più di 2.500 dipendenti, la percentuale è del 55%. Nelle organizzazioni che hanno tra i 500-999 dipendenti è del 50% e per le più piccole tra gli uno-nove dipendenti, è del 49%.
Tre aziende europee su dieci (32%) utilizzano software realizzati autonomamente per l’elaborazione e l’amministrazione delle buste paga. Non si tratta sempre di software specializzati. Anzi le aziende più piccole utilizzano applicazioni come Excel. Circa il 23% delle organizzazioni utilizza una soluzione di payroll ospitata nel cloud dal fornitore (modello SaaS). Mentre il 26% utilizza un software di payroll esterno in esecuzione sui propri server o nel cloud privato. Infine, il 20% delle aziende non utilizza direttamente un software per le paghe, ma lo affida completamente a un soggetto esterno.
In media, il 37% delle aziende che esternalizza le buste paga (parzialmente o meno) si affida a studi contabili o esperti finanziari. Soprattutto nei Paesi dell’Europa orientale come Serbia (51%), Polonia, Romania e Slovenia (tutti e tre 44%), ma anche in Germania (47%). Questo vale soprattutto per le aziende più piccole. Inoltre, il 27% delle aziende europee, soprattutto Pmi, si avvale dell’aiuto di un fornitore di servizi di payroll.
Le sfide centrali del payroll
Tra gli aspetti maggiormente ricercati dagli intervistati nei software payroll spiccano correttezza e velocità (48%), che non a caso si riflettono anche nelle preoccupazioni dei datori di lavoro. I più citano velocità ed efficienza dell’elaborazione delle buste paga (41%), e accuratezza dell’elaborazione (40%) come aspetti maggiormenti sfidanti del payroll. Insieme al tenere sotto controllo i costi legati all’elaborazione del payroll, come outsourcing, esperti interni, software e simili (38%). Inoltre, la conformità alla legislazione in costante evoluzione è una preoccupazione costante per le aziende (36%).
Le organizzazioni che utilizzano un modello di payroll combinato (interno/esterno) riscontrano maggiori difficoltà. Eppure, nonostante le sfide, il 71% dei datori di lavoro è abbastanza soddisfatto della gestione complessiva delle buste paga, nella coscienza che c’è ancora spazio per i miglioramenti. Con i sistemi di payroll in tempo reale, ad esempio, le aziende potranno organizzare le loro buste paga ancora più velocemente, rendendo l’impatto degli aggiustamenti dell’ultimo minuto immediatamente visibile.
Il caso italiano: outsourcing e basso gradimento
L’Italia si conferma il Paese a minor tasso gestionale full in-house (solo il 3,7%). Ma anche uno di quelli maggiormente inclini a caldeggiare l’avvento di un payroll pienamente automatizzato e digitale (33,6%). Nonostante l’outsourcing parziale sia la pratica della quasi totalità delle aziende intervistate (89,2%), con una spiccata predilezione per il supporto fornito da accountant e financial specialist (39,4%), l’indice di gradimento italiano verso il payroll management è il più basso dello scacchiere europeo (54,7%).
Puntualità, correttezza e data security sono tra i tasti maggiormente dolenti, anche se il punto di gradimento più basso si rispecchia nella capacità di adeguamento alla compliance (55,8%, contro una media europea del 74,7%).
