La formazione sulla compliance fornisce alle persone le conoscenze e le competenze necessarie per rispettare leggi, normative, regolamenti, politiche e procedure aziendali.
È obbligatoria in molti settori, soprattutto in materia di salute e sicurezza sul lavoro, protezione dei dati (in Europa sempre più restrittiva con il Gdpr) e antiriciclaggio. Può essere specifica o generale, approfondire leggi del settore di appartenenza o regolamenti sulla qualifica professionale. Tra gli obiettivi del compliance training c’è anche promuovere una cultura dell’etica, in linea con i valori di un’azienda.
In questa epoca di forza lavoro “smart”, che opera da remoto in diversi luoghi e nazioni, e di continui aggiornamenti nella legislazione e negli standard, diventa strategico dare rilevanza all’opportunità di digitalizzare la formazione sulla compliance in azienda. Il tema non riguarda solo la parte di compliance training, ma va detto che questo tipo di formazione è difficilmente gestibile tramite documenti cartacei, email e file senza disporre di un software dedicato. Soprattutto in caso di aziende strutturate, che hanno uno o più responsabili della conformità e dipendenti in Paesi diversi. La soluzione è nell’automazione, sfruttando il potenziale dei Learning Management System.
I vantaggi del Learning Management System
Nella pratica, il primo vantaggio dell’automazione del processo di conformità è la possibilità di documentare digitalmente il completamento dei requisiti. Questo avviene infatti attraverso dei certificati, rilasciati ai dipendenti al completamento con successo di un corso di compliance. Di conseguenza, l’azienda può dimostrare in modo semplice e veloce la conformità dei suoi collaboratori quando sottoposta ai consueti controlli da parte delle autorità incaricate.
Un altro vantaggio dei LMS in tema di compliance training è l’opportunità di creare corsi di formazione con software di e-learning, da caricare successivamente sulla piattaforma. Mettendo così i diversi moduli a disposizione di tutti di dipendenti, anche nel caso di nuove assunzioni. I team dedicati alla formazione infatti apportare modifiche ai corsi in relazione ai cambiamenti normativi, mantenendoli sempre aggiornati e pronti all’uso. Terzo, questa tipologia di software rende l’apprendimento più coinvolgente. Necessità molto sentita quando si trattano tematiche particolarmente tecniche in sessioni da remoto.
Corsi personalizzati in poche mosse
Una volta che l’azienda ha identificato, con il supporto di professionisti esperti in materia, la normativa o la legislazione a cui deve adeguarsi per la compliance, può pensare a come metterla in atto. Da dove partire?
La tecnologia viene in aiuto con il software per la creazione di corsi e-learning iSpring Suite. Dedicato a tutti, anche ai collaboratori meno formati in tema di digitalizzazione, questo strumento funziona praticamente come Power Point. Non richiede alcuna conoscenza di programmazione, in quanto è sufficiente disporre di video didattici, immagini e file pdf, adeguatamente preparati, per assemblare rapidamente i corsi.
Creando format efficaci e coinvolgenti per i discenti, nonché percorsi specializzati per ogni reparto o team. Basterà definire gli argomenti da affrontare, redigere una scaletta e approntare uno storyboard. Coinvolgendo anche consulenti legali al fine di validare il contenuto del corso.
iSpring Suite abilita la realizzazione di contenuti di valore anche grazie a:
- tabs interaction: funzione di interattività utile quando si tratta di formare sull’etica e il whistleblowing, in casi come corruzione, discriminazione e molestie;
- scenari simulati: permettono di aumentare la comprensione di argomenti complessi, aiutando a gestire scenari di sicurezza o situazioni difficili (ad esempio incendio, rapina o attacco terroristico) e preparando le persone ad agire in modo appropriato;
- quiz: un’ampia varietà di categorie e domande per testare la preparazione, con funzioni intuitive quali “riempi gli spazi vuoti”, “trascina e rilascia”, “giochi di abbinamento”.
Con iSpring ogni azienda può creare il proprio corso in autonomia, senza doversi uniformare a “pacchetti” formativi preconfezionati. Il passaggio successivo alla creazione del corso sarà infatti il caricamento sul LMS, in modo che il compliance training possa essere correttamente assegnato a dipendenti e reparti interessati.
Più flessibilità nel compliance training
Qui entra in gioco iSpring Learn, un LMS che opera in 18 lingue, anche da mobile, consentendo di inviare i corsi ai dipendenti che operano in Paesi differenti e con una legislazione molto specifica. Inoltre, è possibile creare un gruppo mirato – indipendentemente da reparto o team di lavoro – per esempio dei “nuovi assunti”, iscrivendovi automaticamente i dipendenti.
Altrettanto utili la possibilità di impostare le iscrizioni ripetute, per agevolare la formazione periodica e con intervalli specifici di alcune figure, e la modalità di apprendimento misto. Infatti, che si utilizzi un approccio di riunione virtuale o di classe fisica od online, iSpring Learn consente di pianificare eventi e tenere traccia dei partecipanti. In tema di valutazione finale, la piattaforma aiuta i team HR a monitorare i risultati relativi alla formazione dei dipendenti. Consentendo all’azienda di tracciare e verificare l’intero processo di conformità e di accertarsi che le persone dispongano delle dovute certificazioni.
Infine, iSpring rilascia report rapidi per monitorare i progressi dei partecipanti. Ogni azienda riesce così a sapere quanto tempo ogni persona ha trascorso nel processo di apprendimento, chi ha ancora bisogno di formazione e se sono presenti problematiche di vario genere. In questo modo, l’organizzazione potrà supportare al meglio chi incontra difficoltà, rendendo la formazione più efficace e attenta alle esigenze delle persone.
*Articolo realizzato in collaborazione con iSpring.
