Formare per un lavoro davvero “smart”

di Giovanni Galvan |

Finalmente, anche se purtroppo grazie all’emergenza dovuta al Coronavirus, il mondo del lavoro ha scoperto lo smart working: moltissimi compiti possono essere fatti da casa in totale efficienza, efficacia e soprattutto con risparmio di tempo, energia, inquinamento e mortalità da incidenti stradali.

Il telelavoro all’improvviso: ma è Smart Working?

A parere di molti quello che si fa da quando è partito il lockdown per il Covid-19 è solo una sorta di telelavoro, ovvero di lavoro a distanza. Il problema è quindi che il telelavoro tende a riprodurre le modalità del lavoro in presenza, cercando di risolvere solo i problemi legati alla distanza con uno spruzzo di tecnologia e non approfittando delle opportunità che invece derivano dai modelli organizzativi e dalle procedure adottate per superarla.

Infatti, il telelavoro si blocca, o diventa inefficiente in tutti i punti dove le carenze che più avanti andremo ad analizzare sono più evidenti, perché non può godere della componente legata alla relazione interpersonale a cui molto oggi è delegato nella normale organizzazione del lavoro in azienda. Semplificando, un manager che dice “fai così e poi vediamo”, dando vaghe disposizioni e fissando altrettanto vaghi obiettivi, contando sul fatto che se ne potrà parlare in qualsiasi momento, dà un’indicazione che è molto difficile mettere in pratica a distanza.

Smart Working quindi non è solamente un eufemismo anglofono per definire il telelavoro, ma un modello organizzativo che dovrebbe anche prescindere dalla localizzazione fisica del lavoratore. Se il lavoro è “smart” lo è sempre anche in presenza.

La formazione per lo Smart Working

Dovendo quindi immaginare dei percorsi formativi per i dirigenti e i lavoratori di imprese su questo tema, si possono definire le seguenti macro aree di intervento: analisi organizzativa, capacità di comunicazione, lavoro in team, conciliazione vita-lavoro e relativi problemi contrattuali, tecnologie e relative competenze tecniche.

Come si vede, l’enfasi è sugli aspetti dei flussi informativi nelle organizzazioni e dei rapporti interpersonali sul lavoro e non tanto su quelli delle skill tecnologiche, perché fortunatamente l’evoluzione degli strumenti e la loro facilità d’uso non richiedono più un addestramento che monopolizzi al 90% gli interventi formativi.

Non è infatti adottando una certa piattaforma per i webinar che si risolve un problema di comunicazione tra colleghi.

L’organizzazione dello Smart Working

L’organizzazione del lavoro è il modo in cui i compiti sono distribuiti tra le persone in un’organizzazione e i modi in cui questi sono poi coordinati per raggiungere il prodotto o servizio finale.

L’organizzazione ti dice chi sta facendo cosa, che sia in team o meno, e chi è responsabile di cosa. È importante che sia il management sia i lavoratori siano preparati, formati e informati, in merito ai compiti di ciascuno, che sappiano pensare e gestire i necessari strumenti di lavoro e abbiano le relative competenze di merito e che sappiano valutare se hanno tempo e risorse necessarie per adempiere ai relativi task, a prescindere dalla presenza o meno nel medesimo ufficio.

La comunicazione interna ed esterna

La formazione è necessaria soprattutto per aspetti quali autonomia, coerenza, variazione, carico di lavoro, informazioni, chiarezza del ruolo.

È importante conoscere l’impatto della tecnologia e degli strumenti digitali sul contenuto del lavoro e le competenze necessarie per svolgere il lavoro e per interagire (digitalmente) con gli altri (collaboratori, management, clienti, intermediari) anche quando gli strumenti limitino in qualche modo gli aspetti della comunicazione interpersonale.

Infatti, si deve tenere conto del fatto che la comunicazione a distanza è molto più impegnativa, perché costringe la nostra mente a lavorare su una gamma di stimoli estremamente ridotta e filtrata, mancando la visione completa dell’interlocutore e molti altri stimoli della comunicazione non verbale.

Al contempo, ci sono meno distrazioni e ci si mantiene più concentrati, ottenendo quindi in meno tempo, ma con più sforzo, risultati normalmente legati a tempistiche più lunghe. La formazione deve tenere presente che le relazioni interpersonali hanno un impatto sulle prestazioni e sul benessere dei lavoratori.

L’interazione sociale non è poi solo tra i lavoratori stessi o tra di essi e l’impresa (relazioni formali e informali con il supervisore diretto, la direzione, la funzione Risorse Umane). Anche le relazioni con i clienti e altre terze parti ne fanno parte.

La conciliazione vita-lavoro e i contratti di lavoro

Si pensa erroneamente che il telelavoro si possa attivare semplicemente con una mail da parte dell’azienda o al massimo con un più formale “Ordine di Servizio” con cui indicare ai lavoratori che devono lavorare da casa.

Nella realtà, il management delle imprese necessita di una specifica preparazione su tutti gli aspetti dell’impatto contrattuale sul rapporto di lavoro con i dipendenti che lavorano da casa. Infatti, l’azienda è responsabile comunque dell’ambiente di lavoro (ad esempio della salute e della sicurezza, delle esigenze fisiche e mentali, di benessere, clima, comfort, disposizioni sanitarie, attrezzature di lavoro) e delle condizioni di lavoro del lavoratore, ovunque egli sia in orario di lavoro.

Le problematiche su cui formarsi infatti riguardano aspetti quali: orario di lavoro, periodi di riposo, luoghi di lavoro, equilibrio tra lavoro e vita privata, sistemi di congedo, opportunità di formazione e apprendimento, meccanismi di valutazione. Nelle imprese più grandi è probabile che si debba ricorrere ad accordi sindacali di secondo livello, che vanno quindi pensati e redatti a norma di legge. Su questo i responsabili HR devono avere la giusta preparazione, ma anche il management e i lavoratori devono essere consapevoli del nuovo quadro di diritti e doveri che richiede lo Smart Working.

È importante, inoltre, tenere conto dell’impatto dello Smart Working a distanza sulla qualità delle relazioni tra lavoratori e management (collaborazione, integrazione, momenti e possibilità di contatto, comunicazione, atmosfera di lavoro, stile di gestione, insorgenza di violenza o molestie, gestione dei conflitti, procedure e meccanismi di supporto ai lavoratori stessi).

L’adozione delle tecnologie

Soprattutto i primi tempi del telelavoro hanno evidenziato criticità più generali su cui la formazione può fare poco, a partire dalla disomogenea diffusione della banda larga, nonché la grande difformità di livelli tecnologici (da zero in su) degli strumenti già disponibili nelle case dei lavoratori (potremmo dire telelavoratori).

Quindi un certo numero di persone, pur potendo virtualmente svolgere il lavoro a distanza, non lo ha fatto per mancanza di connettività o lo ha fatto facendo spesso un passaggio in ufficio a prendere tutte quelle carte che ancora molte aziende non riescono a eliminare.

Molte di queste difficolta però non sono di ordine prettamente tecnologico, ma fanno parte della grande carenza di competenze digitali nel nostro Paese. Infatti, la conoscenza degli strumenti di teleconferenza, che oggi molti utilizzano, era fino a qualche mese fa molto limitata, ma resta ancora poco diffusa la mentalità di usare strumenti di lavoro collaborativo sia in cloud (spesso gratuiti, come quelli messi a disposizione da Google) sia quelli elaborati ad hoc per l’azienda. Questi ultimi poi hanno anche la difficoltà di aprire terminali fuori dalla rete aziendale con tutti i relativi problemi di sicurezza. La formazione qui può fare molto, sia nell’addestramento all’uso dei sistemi sia, soprattutto, per generare una nuova mentalità di utilizzo degli strumenti collaborativi on-line.

I contributi per la formazione

Ci auguriamo di aver dato qualche indicazione anche a coloro che intendessero partecipare agli Avvisi di alcuni Fondi e ai Bandi di alcune Regioni che in questo periodo finanziano interventi formativi per lo Smart Working.

Soprattutto ci teniamo a invitarli a non vedere tutto solamente come formazione agli strumenti (peraltro importante), ma come un intervento di riorganizzazione e cambiamento del lavoro e dell’organizzazione che difficilmente tornerà indietro rispetto a quanto sta accadendo oggi.